top of page

3 nycklar för att stänga backlog-ärenden 🔑

Är det svårt att få saker i backlogen stängda? Känns det som att saker tar längre och blir större än vad ni tänkt er? "Tricket" är att ha ett avsluta-mindset från början.

Vi har alla varit där (om inte, snälla berätta för mig). Pågående arbete tar längre tid än förväntat. Varför har det här fastnat kanske du undrar. Varför är vi inte klara ännu? Vad hände?

Man standing at finish line

Att stänga saker skyndsamt är viktigt. Det påverkar teamets och organisationens effektivitet och kapacitet, och är en förutsättning på vägen mot förutsägbarhet.

Den ultimata frågan som team och intressenter måste ställa sig innan man börjar jobba på något är:

Kommer det här bli färdigt?

Den här frågan behöver vara på allas läppar när man skapar backlog-ärenden och så länge man jobbar med något. 

Nedan listar jag tre viktiga delar för "stängbara" ärenden samtidigt som man har frågan ovan i åtanke.

Nyckel #1: Bädda för succé

Först och främst, sätt upp saker för att lyckas. Det här startar när ett ärende först skapas och definieras. Se till att ärendet är:

  • Värdeskapande och förstått

  • Funktionsdugligt

  • Genomförbart

Dom här aspekterna passar bra i en "Definition of ready" checklista, och i nästa post kommer jag beskriva den här aspekten av stängbara ärenden i mer detalj.

Men arbetet slutar inte med välskrivna ärenden, man måste också...

Nyckel #2: Fokusera på ett fåtal

Ge saker det fokus dom förtjänar. Några garanterade sätt att tappa fokus är:

  • Att ha för många saker igång samtidigt

  • Låta team-medlemmar arbeta på andra saker vid sidan om

  • Arbeta på saker med lite värde

Ett tips för att öka fokus på högprioriterade ärenden är att ge dom lite extra uppmärksamhet på några möten.

Om man exempelvis kör Scrum kan en fråga i några av de dagliga stå-upp mötena vara "Hur går det med story X?" eller "Vad behöver vi göra för att X ska bli klart den här sprinten?".

Ett annat sätt är att titta på hur många som jobbar med de viktigaste ärendena. I inlägget Tre sätt att bli T-formade skrev jag om svärmning. Svärmning hjälper även till med att öka fokus, resiliens och genomflöde.

Ibland räcker det inte med bra beskrivna ärenden och fokus. Ärenden med mycket öppna frågor riskerar alltid att fastna eller dra ut på tiden, och det är inte alltid möjligt eller önskvärt att undvika dessa helt. För de här sakerna är "tidboxar" (tidsramar) ett alternativ.

Nyckel #3: Tidsbegränsa det otympliga

Tidbox (engelska timebox) är en begränsning av hur mycket tid som får läggas ner. En tidbox är användbar när:

  • Okända faktorer påverkar insatsen

  • Saker kan jobbas på i det oändliga

Den första varianten kan ibland hanteras genom att dela ärendet i två delar: en för utredningsarbete och en för implementation.

I det scenariot leder dock inte sällan utredningsarbetet till den andra varianten - ärenden som kan jobbas på i det oändliga.

Ibland räcker det att definiera ärendet på rätt sätt för att undvika detta, men ibland är det inte möjligt. Då är det en bra idé att tidsbegränsa insatsen.

Jag ser en timebox som en övre gräns för hur mycket tid som ska läggas. Så snart ett godtagbart resultat nås - eller när teamet tror att det är så - pratar man ihop sig med intressenter och diskuterar nästa steg.

En tidbox kan delas upp i flera kontrollpunkter. Eller så kan man dela upp ärendet i flera mindre delar som var och ett är tidboxat. Det beror helt på vad som passar bäst i den givna situationen.

Avslutningsvis

En annan nyckel som spänner över ärendets hela livscykel, är att involvera intressenter.

När ärenden först definieras behöver intressenter vara på plats för att svara på frågor kring intention, syfte, och hjälpa till att klargöra och ta affärsbeslut.

Detsamma gäller när ärendet implementeras.

Tidboxade saker behöver också intressenters närvaro.

Att skapa ärenden som är lätta att stänga men samtidigt bidrar med värde och låter teamet samarbeta är en konstform i egen rätt. Men det är en färdighet värd att förfina och som kan ha kolossal påverkan på en organisations effektivitet.

Har du några andra tips och tricks för att stänga ärenden? Dela gärna i kommentarsfältet nedan.




Färdiga utbildningar inom agilt eller en kurs anpassad till era behov?

  Produktägare

Till dig som är

bottom of page