top of page

Tre tips för mer engagemang i möten

De flesta har varit i möten där alla verkar vara oengagerade och tysta. Kanske kommenterar ett par personer pliktskyldigt på saker, men det är seeegt. Så segt.

Att få folk att prata i möten kan vara utmanande av flera skäl:

  • Ointresse

  • Multitasking

  • Otrygghet

  • Vet inte vad man ska säga

  • Tänker på det som sagts

  • Inte vana att engagera sig

  • Förväntan att någon annan pratar istället

  • Avogt inställda

  • Kulturella normer

Man kan prova olika övningar och metoder för att involvera alla. Till exempel Pokerplanering för estimering, Lean Coffee som ett sätt att köra strukturerade agenda-lösa möten, att använda Breakout-sessioner i större möten, att göra någon Check-in övning i början av ett möte, eller någon annan form av round-robin övning.

Nu ska jag dock föreslå tre andra strategier för att öka engagemanget och ansvaret för konstruktiva diskussioner.

Tips 1: Ge mer ansvar till deltagarna

Lämna över mer ansvar till deltagarna med hjälp av självorganisation.

Hur göra det

Istället för att ge detaljerade instruktioner, en stegvis guide eller specifika frågor att besvara, så presentera ett ämne eller område som behöver diskuteras, ett problem eller uppgift att brainstorma kring, utan ytterligare instruktioner.

Kortsiktiga förväntningar

Initialt kanske det blir förvirring och overksamhet. Deltagarna kanske återkopplar och frågar vad det är de ska göra. Undvik att hjälpa till för mycket i sådana fall. De första gångerna är det möjligt att diskussionerna inte blir de mest konstruktiva.

Långsiktiga fördelar

När man så småningom vänjer sig vid att inte få detaljerade instruktioner, så minskar tröskeln innan man börjar agera självständigt. Vem vet, det kanske till och med spiller över till andra kontexter och blir ett litet steg mot en kulturell förändring.

Tips 2: Vänj dig vid obekväm tystnad

Vänj dig vid obekväm tystnad. Det är lätt att känna att man behöver fylla tomrummet. Para ihop det med självorganisation.

Hur göra det

Ställ en fråga och öppna upp för frågor. Var sedan tyst. När du börjar känna dig obekväm, motstå frestelsen att säga någonting. Räkna tyst till 100. Om du inte får några svar eller frågor så släpp ämnet och fortsätt utan att göra en stor sak av det. Undvik att få någon att känna sig skyldig eller utpekad.

Kortsiktiga förväntningar

Obekväm tystnad. Ingen som säger något eller ställer några frågor. Förmodligen säger dock någon något till slut.

Långsiktiga fördelar

Allt eftersom man blir mer bekväm och inser att ingen kommer fylla tomrummet, så kommer frågor snabbare och oftare.

Tips 3: Självdistans och humor

Psykologisk trygghet är nödvändigt för att folk ska vara öppna. Lite självdistans och att visa en lättsammare sida är ett bra sätt att få människor att känna sig trygga. Humor hjälper när du provar självorganisation och obekväm tystnad.

Hur göra det

Till att börja med, gör bara saker som du är komfortabel med och som känns naturligt. Tvinga inte fram något, eller försök vara någon du inte är. Vi pratar inte stand up comedy roligt. Att lätta upp stämningen och inte ta sig själv på för stort ansvar räcker. Beroende på ämne så är det här såklart mer eller mindre lämpligt.

Kortsiktiga förväntningar

Ett höjt ögonbryn, nervösa skratt och något enstaka bifall.

Långsiktiga fördelar

När du föregår med gott exempel, så kommer andra inse att allt inte är dödsallvarligt hela tiden, och tröskeln för att engagera sig minskar. En avslappnad miljö ökar tryggheten.

Bonustips: En sak du absolut vill undvika

Till slut vill jag dela ett garanterat sätt att få människor att inte prata, till och med riskera att engagemanget minskar över tid, till och med till den grad att man slutar dyka upp på möten.

Vad skulle det kunna vara? Att poängtera att ingen ställer några frågor. Att fråga varför alla är tysta.

Undvik att sätta folk på pottan. Om du exempelvis har en Q&A i slutet av ett möte och inte får några frågor, var tyst en stund och sen - om det inte kommer några frågor - avsluta mötet, kanske tidigt. Säg att man gärna får höra av sig efteråt om man kommer på något eller föredrar att prata 1-on-1.

Sammanfattning

Nästa gång du blir frustrerad över brist på engagemang, reflektera över varför man inte ställer några frågor. Var självkritisk, och fundera på vad du kan göra annorlunda för att öka engagemanget. Ibland är det kanske inte rimligt att förvänta sig frågor. Ge folk en chans att höra av sig på tu man hand och visa att du verkligen menar det.

Kanske är det inte hela världen om ingen frågar något. Det betyder inte nödvändigtvis att man inte har lyssnat eller uppskattat mötet, eller att man inte återkommer med frågor senare.

För att citera den högst rankade filmen på IMDB. Att bygga trygghet och få folk att öppna sig och prata öppet tar tid.

Vad har du för tips och tricks för att få folk engagerade?

Färdiga utbildningar inom agilt eller en kurs anpassad till era behov?

  Produktägare

Till dig som är

bottom of page